mengindeks

PENGERTIAN INDEKS

                Secara keseluruhan, indeks mempunyai tiga macam pengertian. Simak penjelasan berikut ini.

a.       Secara umum, indeks di artikan sebagai suatu alat bantu untuk menentukan suatu tempat.

b.      Dari segi perpustakaan, indeks di artikan sebagai katalogis mengenai judul buku, deskrisi buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai dengan klasifikasi.

c.       Dari segi kearsipan, indeks di artikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam menentukan tempat penyimpanan arsip. Dengan demikian, ketika Anda membutukan suatu arsip maka dengan mudah dapat ditemukan kembali.

KEGUNAAN INDEKS

                Indeks sangat berguna dalam dunia administrasi. Kegunaan indeks adalah sebagai berikut.

a.       Untuk menelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama, untuk kemudian disatukan kedalam satu berkas.

b.      Sebagai media penemuan kembali dokumen

SYARAT-SYARAT MENGINDEKS

                Untuk memudahkan Anda dalam mengindeks, perlu diperhatikan syarat-syarat dalam mengindeks antara lain sebagai berikut.

a.       Singkat, jelas, dan mudah dipahami.

b.      Menggunakan kata yang mudah dimengerti.

c.       Memiliki orientasi kepada kebutuhan pemakai.

d.      Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut.