Melaksanakan penanganan perjalanan bisnis

Melaksanakan penanganan perjalanan bisnis

a.      Mengatur jadwal perjalanan bisnis

Suatu saat anda atau pimpinan anda mungkin akan melakukan perjalanan bisnis , bik keluar negeri maupun di dalam negeri. Apabila rencana perjalanan bisnis tersebut telah dipastikn kan dilaksakan, maka seorang sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatunya dengan terencana dan matang . mulai dari menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang behubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis traansportasi yang akan digunakan , pemesanan hotel yang telah dipilih, dn jenis akomodasi lainnya.

1.      Cara menyusun jadwal perjalanan bisnis

Seorng administrasi kantor diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan. Pengaturan perjalan pimpinan ini, diantaranya harus berpedoman pada timetable dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.

2.      Langkah-langkah menyusun jadwal perjalanan bisnis

a.      Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.

b.      Mempelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan, waktu kedatangan/tiba ditempat tujuan, dan jenis transportasi yang digunakan (kereta ap, mobil, pesawat atau kapal laut).

Timetable pesawat terbang biasanya memut informasi tentang.

a.      Daftar nama-namakota/kabupaten keberangkatan dan kota tujuan

b.      Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba ditempat tujuan

c.       Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk tranportasi udara)